Automatisierte E-Mail-Verarbeitung spart Zeit und Kosten

Wie können Sie Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren?

Leistungsstarke Funktionen bieten hohe Flexibilität

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    Der Import
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    Der Import

    Der E-Mail-Importer von NOVO CxP importiert E-Mails über die Schnittstelle IMAP vom internen MS Exchange-Server aus vorher festgelegten Postfächern. Die E-Mails werden in einem definierbaren Intervall abgeholt und im MSG-Format an die nächste Instanz weitergeleitet. E-Mail-Metadaten werden in einer XML-Datei gespeichert. Dabei können Mails nicht nur vom Mail-Konto abgerufen werden, sondern auch von:

    • Gruppenpostfächern
    • Persönliche Postfächer (Outlook-Plugin)
    • Social-Media-Konnektoren
    • Datenbanken
    • SharePoint
    • eigenen Importern
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    Die Klassifikation
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    Die Klassifikation

    In diesem Schritt werden die eingehenden Informationen schnell den relevanten Geschäftsprozessen in Form von Kategorien zugeordnet und somit der richtigen Sachbearbeitergruppe zugeführt. E-Mail-Header, -Body sowie Attachements werden untersucht und Image-Dokumente sowie Textinformationen mit ausgeklügelten Technologien analysiert. Für jede Sprache gibt es eine eigene intelligente Klassifikation.

    Sogenannte Bounce-E-Mails können mittels Textanalyse ausgesteuert werden. In weiteren Ausbaustufen können auch bestimmte Bereiche der E-Mail für die Kategorisierung ausgeklammert werden, z.B. bei AW:AW:AW:.

    Dabei wird das Dokument hauptsächlich anhand regelbasierter, aber auch statistischer oder semantischer Klassifikation der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Die Klassifikation findet auf rein elektronischer Ebene statt. Eine Umwandlung in TIFF zur typischen Klassifikation/Extraktion mittels OCR-Software wird dadurch vermieden, was sowohl die Performance erhöht als auch Lizenzkosten reduziert. Auch gescannte E-Mail-Anhänge, die als Bilddateien, z.B. TIF, JPG, vorliegen - in Farbe und Schwarz/Weiß werden in dieser Stufe durch eine integrierte OCR-Engine in Volltext lesbare Struktur konvertiert und es greifen die NOVO CxP-Erkennungsalgorithmen für Kategorisierung und Extraktion.

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    Die Extraktion
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    Die Extraktion

    Die Extraktion von Kundendaten kann über diverse Suchbegriffe, Regeln oder Vorlagen im Dokument stattfinden. Auch die unscharfe Suche von Daten mittels Matching gegen vorhandene Daten, z.B. in einer Kundenstammdatenbank, ist eine Option, die die Extraktion der gewünschten Inhalte deutlich unterstützt. Die unscharfe Suche ist in der Lage, aus gescannten und digitalen Dokumenten, wie z.B. E-Mails und/oder deren Attachments die benötigten Personen- bzw. Vorgangsinformationen zu erkennen, zu extrahieren und gegen Bestandssysteme zu validieren - selbst bei verstreuten und zum Teil fehlerhaften Informationen.

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    Die Konvertierung
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    Die Konvertierung

    NOVO CxP kann eingehende E-Mails in die Formate PDF, Tiff und PDF/A 1-3 vereinheitlichen. Eine optimale Konvertierung ist vor allem bei eingehenden digitalen Dokumenten von größter Wichtigkeit, damit der Prozess automatisch laufen kann und die Qualität und Einheitlichkeit der Dokumente in der weiteren Verarbeitung optimal ist. Da eine Langzeitarchiv-Archivierung nicht für jede Kategorie notwendig ist, können nur relevante E-Mails konvertiert werden (bei allen anderen Kategorien, für die eine Langzeit-Archivierung nicht vorgeschrieben ist, wird dieser Schritt nicht ausgeführt).

    Die Konvertierung empfängt als Eingangsdatenstrom eine Datei im Format MSG/EML und liefert als Ergebnis eine PDF/A-Datei, ein SW-TIF (optional) und ein Farb-TIF/JPEG (optional) pro E-Mail zurück. In der E-Mail enthaltene Attachments werden automatisch mitverarbeitet und sind in der Ergebnisdatei enthalten.

    Darüber hinaus bietet die Konvertierung:

    • Offene Schnittstellen zur einfacheren Integration in neue Anwendungen
    • Load-Balancing durch Multi-Server-Fähigkeit (um Ausfallsicherheit zu gewährleisten)
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    Die Kompression
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    Die Kompression

    Das Modul NOVO PDF Compression komprimiert typische Dateigrößen bei gescannten Dokumenten von 6 bis 7 MB pro Seite auf ca. 60 bis 100 KB. Farbige Dokumente im PDF/A-2-Format sind damit oftmals kleiner als bisherige Schwarz-/Weiß-Dokumente und minimieren den benötigten Speicherplatz enorm.

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    Der Export
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    Der Export

    NOVO CxP bietet vielfältige Möglichkeiten, Dokumente, Daten oder Dateien an nachfolgende Systeme zu exportieren:

    • File-Export
    • Datenbank-Export
    • CMIS-Export
    • ftp/sftp-Export
    • MS Sharepoint-Export
    • Captiva Capture-Export
    • ApplicationXtender-Export
    • SMTP-E-Mail-Response
    • BITMARCK 21c|ng-Export

    Diverse Output-Formate und Schnittstellen sind im Produktumfang enthalten und können durch die einfache Konfiguration in der Administrations-Oberfläche eingestellt werden. Die Zielsysteme sind analog den Konfigurationen des Gesamtsystems einstellbar.

Welche Daten benötigen Sie?

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• Im Vorfeld bestimmen Sie, welche Daten Sie für Ihren Workflow benötigen. Diese Metadaten, wie z.B. die Versichertennummer, der Absender der E-Mail und die E-Mail-Adresse, werden von der Software NOVO CxP automatisiert aus der E-Mail im Gruppenpostfach (info@firma.de) ausgelesen.

  Außerdem erkennt das System automatisch, welchem Geschäftsprozess diese E-Mail zuzuordnen ist, wie z.B. eine Adressänderung, und leitet diese im nächsten Schritt an das persönliche Postfach des zuständigen Sachbearbeiters weiter. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail auch tatsächlich bearbeitet wird.

Produktinformation - Download

• Automatisiertes E-Mail-Management