Schnelltest auf durchgängige digitale Geschäftsprozesse
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Es ist Januar 2021, wir befinden uns gerade mitten in der zweiten Corona-Welle. Gefühlt ist es nicht so lange her, dass viele Unternehmen Restriktionen gelockert und Mitarbeitende zumindest schrittweise und in abwechselnden Gruppen in Ihre Büros zurückgekehrt sind. Jetzt ist das Homeoffice wieder der Platz, an dem die meisten Ihre Arbeit verrichten. Aber funktioniert das jetzt besser oder ist überhaupt etwas anders als beim ersten Lockdown?
EIN BLICK ZURÜCK
Anfang 2020 befanden sich viele Unternehmen und Mitarbeiter dann aber in einer Ausnahmesituation. Mehr und mehr wurden Möglichkeiten geschaffen, zumindest zeitweise eine Arbeit von Zuhause aus zu ermöglichen. Laut einer Befragung von 800 deutschen Personalleitern war vor der Pandemie der Anteil der Belegschaft, der im Homeoffice arbeitet oder arbeiten könnte bei 39%. Mitte 2020 war der Anteil schon bei 61%. Und insgesamt wären theoretisch sogar 80% möglich1.
Diese Ausweitung der Möglichkeit des Arbeitens im Homeoffice hat aber auch schnell aufgezeigt, wenn Medienbrüche in den Geschäftsprozessen von Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung vorlagen. Diese Brüche haben Arbeitsabläufe enorm erschwert und vor allem Dokumentenprozesse stark verlangsamt. Eine durchgehende Digitalisierung von Prozessen hat sich hier also als äußerst wertvoll erwiesen. Wer hier schon durchdacht investiert und Vorarbeit geleistet hat, konnte die Früchte spätestens jetzt ernten.
WELCHE DIGITALISIERTEN PROZESSE HABEN AM MEISTEN GEHOLFEN?
Was sind denn aber die vielzitierten "digitalen Prozesse", die Unternehmen und Mitarbeiten helfen? Hier eine persönliche Auswahl:
- Apps für Teamarbeit
Auch wenn wir manchmal müde von diesen Tools sind: Teamarbeit-Apps wie Microsoft Teams, Zoom oder Slack haben uns die Möglichkeit gegeben, von praktisch jedem Ort mit unseren Kollegen gemeinsam an Projekten arbeiten zu können. Diese Tools sind für eine funktionierende Unternehmenskultur unverzichtbar und stärken den Team-Zusammenhalt elementar.
- Digitalisierung der Eingangspost
Der Verzicht von papierbasierten Prozessen fängt bei der Eingangskommunikation an. Noch liegen nicht alle geschäftsrelevanten Vorgänge in Nullen und Einsen vor, sondern häufig noch auf DIN A4. Im papierlosen Büro wird Eingangspost aller Art durch den Einsatz von intelligenter Software digitalisiert, klassifiziert und dem richtigen Sachbearbeiter zur Weiterbearbeitung automatisch zugewiesen. Klingt doch machbar, ist aber noch nicht längst nicht überall realisiert.
- Digitale Signatur
Wenn z.B. auf einmal der Chef seine händische Unterschrift unter einen Vertrag setzen sollte, ging schnell mal eine Woche zusätzlich ins Land und Fristen wurden knapp oder sogar überschritten. Mit einer Lösung für gesetzeskonforme elektronische Signaturen kann man sich so etwas sparen. Egal ob Verträge oder andere Dokumente: Eine in die Fachanwendung integrierte Lösung erleichtert die Arbeit hier ungemein.
- Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Man hört es immer wieder: Ein Lieferant ruft an und fragt, warum die Zahlung mal wieder so lange gedauert hat oder die Skontofrist ist verpasst und man zahlt effektiv drauf.
Eine intelligente Software-Lösung kann hier Abhilfe schaffen und eingehende Rechnungen nach festgelegtem Regelwerk automatisch erkennen sowie die relevanten Inhalte extrahieren. Der Vorgang kann sogar im Anschluss dem richtigen Geschäftsprozess und Fachbereich zugeordnet, signiert und rechtskonform archiviert werden - mit hohem Automatisierungsgrad. Mit einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung sorgen Sie insgesamt für geringere Durchlaufzeiten, mehr Transparenz und sparen bares Geld.
MEIN FAZIT
Wir haben gemerkt: Homeoffice geht jetzt generell besser, als wir zuerst dachten. Es zwickt zwar noch ein paar Stellen und bestimmt lässt sich nicht alles digitalisieren. Aber auch Führungskräfte und Mitarbeiter, die zunächst skeptisch waren, haben bemerkt, dass sich viele Herausforderungen lösen ließen und dass auch die erbrachte Arbeitsleistung im Schnitt stimmte. Die Digitalisierung der (Kunden-)Kommunikation hilft dabei, dass der Laden weiterläuft, egal wo die Mitarbeiter sind. Denn eines ist sicher: Unzureichende Digitalisierung, Medienbrüche sowie unvollständige Geschäftsprozesse kosten Geld, Zeit und Nerven.